Златни правила за писане на електронна поща
Комуникацията в днешно време минава главно през електронната поща. И въпреки че е удивително потребна и мощна, постоянно вдъхва нерешителност или се употребява по изцяло неправилен метод от немалка част от хората. Ето някои съществени правила, от редакторите на TIME, на които може да разчитате, когато работите с електронна поща.
Отговорете бързо. Има хора, на които може да се разчита да реагират неотложно на имейли, а такива, на които не може. Стремете се да бъдете от първите. Реагирайте бързо на имейлите, на всички. Отзивчивостта основава положителна настройка за противоположна връзка, при която вашият екип и сътрудници ще бъдат по-склонни да ви включат във значими полемики и решения. Тези отговори могат да бъдат много къси, даже с цел да уведомите, че ще отговорите по-обстойно по-късно.
Избягвайте безполезната прозаичност. Всяка дума е скъпа. Бъдете ясни в отговорите си. Ако описвате проблем, ясно го дефинирайте. Ако е належащо препрочетете и изтрийте ненужното.
Почиствайте непрекъснато вашата пощенска кутия. Когато отворите ново известие, имате няколко благоприятни условия: Да прочетете задоволително, с цел да разберете, че не е нужно да го четете цялото, да го прочетете и да действате незабавно, да го прочетете и да действате по-късно или да го прочетете по-късно. Маркирайте с флагчета или звезди, с цел да се оиентирате по-лесно.
Когато употребявате функционалността bcc (сляпо копие), попитайте се за какво. Опитвате да скриете нещо, което по принцип е контрапродуктивно и евентуална опасност в културата на прозрачността. Или копирайте лицето намерено или въобще не го копирайте.
Не крещете. Ако би трябвало да го вършиме въобще, направете го персонално.
Улеснете следенето на отговорите. Когато изпращате записка до някого, която желаете да наблюдавате, копирайте себе си, след което маркирайте бележката с " follow up ". Това улеснява намирането и следенето на нещата, които не са свършени.
Помогнете си в бъдещо търсене на неща. Ако получите нещо, което смятате, че може би ще желаете да си спомните по-късно, препратете го към себе си дружно с няколко основни думи, които разказват неговото наличие. Помислете си, по какъв начин ще го откриете по-късно. Това улеснение не важи единствено за имейли, само че и за значими документи.
Източник: Мениджър Нюз
